Capex to Opex: „Kein Mensch kauft heute mehr Firmenwagen“

Bei Fahrzeugen sind Mietmodelle oder Leasing bereits eine Selbstverständlichkeit: Die meisten Unternehmen leasen heute ihren Fuhrpark. Zudem steigt der Anteil von Langzeitmieten und anderen Mietmodellen bei Firmenwagen stetig. Kaufen wollen nur noch die wenigsten Unternehmer*innen.

Das hat gute Gründe, wie etwa die Senkung der Investitionskosten (engl. capital expenditure = „Capex“) – welche vollständig auch auf die Anschaffung und Bereitstellung von Smartphones zutreffen. Für viele Unternehmen ergibt es durchaus Sinn, diese Kosten zu den Betriebskosten (engl. operational expenditure = „Opex“) zu verlagern.

„Kein Unternehmen kauft heute mehr einen Firmenwagen.
Warum also sollten Firmen ihre Smartphones kaufen?”

Alexander Ziegler, Geschäftsführer und Managing Director Finanzen, Everphone GmbH

Wenn du eine Übersicht über die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorteile eines Mietmodells möchtest, empfehlen wir dir ein Gespräch mit unseren Expert*innen.

Smartphone-Mietmodell: So funktioniert’s

Im Prinzip funktioniert eine Smartphone-Miete wie jede andere Miete: Der Vermieter stellt für einen bestimmten Nutzungszeitraum dem Mieter ein Smartphone zur Verfügung. Laufzeiten sind aber nicht zwangsweise – wie bei einem vom Mobilfunkanbieter über den Tarif subventionierten Mietkauf üblich – Mietdauern von 24 Monaten.

Bei einem Mietmodell können die Vertragslaufzeiten flexibler gestaltet werden. Aufgrund der rasanten technischen Fortschritte bei Smartphones, Tablets, aber auch bei Laptops und Notebooks, sind längere Laufzeiten als zwei Jahre sowieso nicht empfehlenswert.

Smartphones werden in Zeiten Mobilen Arbeitens immer wichtiger in Unternehmen.
Es lohnt sich, verschiedene Anschaffungs- und Ausgabemodelle durchzurechnen.

Mit „Capex to Opex“ hohe Anschaffungskosten vermeiden

Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Unternehmen vermeiden durch das Firmenhandy-Mietmodell zunächst die Anschaffungskosten. Bei den Android-Flaggschiff-Modellen von Huawei, Samsung oder auch Blackberry liegt man dabei schnell im hohen dreistelligen Bereich, bei neueren Apple-Smartphones wie einem iPhone 12 Pro Max werden je nach Ausstattung sogar bis zu 1.558 Euro fällig.

Wenn wir von hunderten Geschäftsgeräten – oder gar tausenden – sprechen, häufen sich hier beachtliche Summen an. Insofern ist das Potenzial da, beträchtlich Kosten zu senken.

Je nach Anzahl der Firmenhandys kann es für die Liquidität des Unternehmens also bereits einen spürbaren Unterschied ausmachen, ob die Geräte gekauft (= Capex) oder gemietet (= Opex) werden. Für Unternehmen, die die Kapitalbindung im Anlagevermögen reduzieren wollen, kann „Buy and rent back“ deshalb eine durchaus interessante Option darstellen.

Liquidität erhöhen, Bilanzierung anpassen

Will man Mitarbeiter*innen im großen Stil – im Enterprise-Bereich sind das wie erwähnt schnell hunderte oder gar tausende Geräte – mit Smartphones ausstatten, sorgt die entsprechende Bilanz in der Geschäftsführung oft für Kopfschütteln und im Finanzwesen für Schnappatmung: Wer soll das bezahlen?

Firmenhandys zu verwalten hat nicht nur technische und datenschutzrechtliche Aspekte, sondern auch finanzielle.

Auch außerhalb von Großkonzernen, etwa in KMU, Bildungseinrichtungen, Stiftungen, Stadtverwaltungen etc., sind die Anschaffungskosten der immer teurer werdenden Smartphones eine echte Hürde.

Lese hierzu unsere Case Study zur Stadtverwaltung Erkelenz:

Wenn dann noch günstigere Hardware-Anbieter aufgrund mangelnder oder zweifelhafter Sicherheitsstandards in die Negativschlagzeiten geraten, wie zuletzt etwa mit Spionagevorwürfen der chinesische Hersteller Huawei, greift man dann doch lieber zu Geräten der beiden Smartphone-Platzhirsche Apple und Samsung.

Hier sind die Infrastrukturen zwar bereits ausgereift und „proofed“. Das allerdings kostet eben auch mehr. Einige typische Reaktionen aus Management und Geschäftsführung sind dann:

1. Das ganze Projekt Firmen-Smartphone wird verschoben.
2. Das Projekt wird so abgewandelt, dass nur noch bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt ein Firmengerät erhalten, zum Beispiel im Vertrieb und im Management. Das sorgt natürlich immer bei den anderen Kolleg*innen für Unmut.
3. Beschäftigte bekommen nur ein eingeschränktes Portfolio angeboten oder gar ein bestimmtes Handy von oben „übergeholfen“. Dann müssen sie sich zähneknirschend mit einem Einsteigermodell durch den beruflichen Alltag schlagen.

Geschäftshandys von Capex zu Opex schieben: mieten statt kaufen

Dabei können Firmen-Smartphones und -Tablets genauso gut gemietet werden. Kaufen oder mieten macht dabei nicht nur einen Unterschied bei der Bonität, sondern auch bei der Bilanzierung. Stichwort ist hier: Capex-to-Opex-Shift. Das meint die Verlagerung von Investitionskosten zu den Betriebskosten, was steuerlich beachtliche Vorteile bedeuten kann.

Wenn du hierzu Fragen hast, sprechen wir sehr gerne mit dir.
Vereinbare einfach hier einen unverbindlichen Termin für eine Everphone-Beratung.

„Buy and rent back“: Bestehende Smartphone-Flotten verkaufen und zurückmieten

Die Vorteile eines Mietmodells auszuschöpfen und den Nutzer*innen der Geräte gleichzeitig viel höhere Flexibilität anzubieten, was Kündigungen und Upgrades der Hardware angeht, ist die Philosophie von Everphone.

Wir kaufen deswegen Unternehmen bestehende Smartphone-Flotten ab und vermieten sie sodann zurück. Dieses Vorgehen nennen wir „Buy and rent back“.

Das ist zunächst ein Geschäft rein auf dem Papier. Firmen können dadurch aber sofort ihre Liquidität erhöhen und die Bilanzierung anpassen – und gelangen gleichzeitig in den Genuss der Everphone-Services, wie zum Beispiel einem 24-Stunden-Austausch für defekte Geräte.

Angestellte können im Rahmen des Mietmodells innerhalb einer vorgegebenen Auswahl die Firmentelefone upgraden oder wechseln. Dieses Vergabemodell nennt sich „Choose your own Device (CYOD)“. Es bietet den Mitarbeiter*innen schon beim Onboarding einen starken Bezugspunkt zum Unternehmen („Employer Branding“) und ganz nebenbei die Möglichkeit, sich auch für hochwertige Smartphones aus dem Premium-Segment zu entscheiden.

Per Mitarbeiterzuzahlung können sich Angestellte auch bei den Mietkosten für Premium-Mobilgeräte beteiligen – dadurch behält das Unternehmen die volle Kostenkontrolle und wird nicht über einen vorher festgelegten Betrag hinaus belastet. Da ein Diensthandy nicht als geldwerter Vorteil gilt, muss es übrigens nicht versteuert werden!

Praktisch für die Angestellten sind zudem Varianten mit Bruttogehaltsverzicht: So geht vom Nettolohn noch einmal weniger ab.

So sparen Unternehmen mit CYOD, Mitarbeiterzuzahlungen und Gehaltsumwandlung

Unserer Erfahrung nach geben Mitarbeiter*innen gerne ein paar Euro (vom Brutto, wohlgemerkt) dazu, wenn sie dafür zum Beispiel anstelle eines iPhone 8 ein brandaktuelles iPhone 11 in einer speicherstarken Konfiguration haben können. Für das Gerät müssten die Angestellten ja ansonsten eben weit über tausend Euro bezahlen – und zwar von ihrem Nettolohn.

Handy-Mietmodell entlastet IT und Verwaltung

Neben den Angestellten selbst haben wie erwähnt auch Finances und HR-Abteilung Grund zur Freude. Der wahrscheinlich größte Nutznießer der Firmenhandy-Miete ist aber die IT-Abteilung.

Hier gibt es mit einer cleveren Lösung wie der von Everphone eine dauerhafte und spürbare Entlastung, sowohl was die Geräteverwaltung bei den Geschäftshandys anbelangt, als auch, was Aufwände beim Mobile Device Management angeht. Sicherheitsthemen sowie Datenschutz im Rahmen der DSGVO (lese hierzu auch: Bayern prescht mit Datenschutzkontrollen vor) werden ebenso mit abgedeckt.

Volle Kostenkontrolle dank gemieteter Firmenhandys

Die monatlichen Fixkosten bei der Handymiete sind für Unternehmen gut kalkulierbar.

Mit dem Mietmodell werden (im Falle von Bruttogehaltsverzicht seitens der Mitarbeiter*innen) auch die Mitarbeiterkosten reduziert. Im Mietmodell sinken zudem durch den Gehaltsverzicht auch die Sozialversicherungsbeiträge. Das ist zwar pro Gerät nicht viel, aber ein kleines Sahnehäubchen obendrauf.

„Buy and rent back“ ist eine Win-win-Situation

Insgesamt ist der Umstieg auf ein Mietmodell bei Geschäftshandys und -tablets eine echte Win-win-Situation: Einerseits steigen Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität der Angestellten, andererseits müssen die Unternehmen aber nicht mehr Geld ausgeben.

Im Gegenteil: Bezieht man die Betriebskosten für Einkauf, Einrichtung und Verwaltung der mobilen Endgeräte seitens Office Management, Procurement und IT-Abteilung mit in die Bilanz ein, können Unternehmen sogar bis zu 30 Prozent der Smartphone-Kosten durch das Mietmodell sparen.

Mietgeräte schonen Geldbeutel und Umwelt

Ist die Laufzeit eines Geräts zu Ende oder wird das Gerät aus einem anderen Grund zurückgegeben, wird es im Everphone-Repairshop wieder aufbereitet (Refurbishing) und weiterverkauft. Aufgrund der guten Preisstabilität hochwertiger Smartphones können wir hier unsere Marge machen.

Und zum Schluss profitiert sogar noch die Umwelt von den längeren, sprich: umweltverträglicheren Nutzungsdauern der Geräte, Stichwort: Kreislaufwirtschaft oder Circular Economy. Auch nicht schlecht für Social Responsibility und Sustainability Reports. Und eben die Umwelt.

Lese hierzu auch: Refurbishing spart 58 kg CO2 pro Smartphone ein