Was ist WhatsApp Business?
WhatsApp Business ist eine kostenlose mobile App, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurde. Über WhatsApp Business können Unternehmen einen weiteren Service- und Kommunikationskanal für ihre Kundinnen und Kunden öffnen.
Offizielle Website: WhatsApp Business
Die Funktionen sind ähnlich wie beim privat nutzbaren WhatsApp: Es handelt sich um eine Messenger-App für Chats. Nutzer*innen können Fotos und Videos verschicken. Auch Sprachanrufe und Videocalls sind möglich, weiter Gruppenchats mit bis zu 256 Personen sowie File-Sharing für Dateien mit einer Größe von bis zu 100 MB.
WhatsApp Business gab es zunächst nur für Android, mittlerweile ist der Messenger auch für iOS verfügbar. Bei der Business-Variante kann ein kurzes Unternehmensprofil hinterlegt werden.
Im Unternehmensprofil lassen sich grundlegende Informationen hinterlegen (Screenshot: WhatsApp)
Im Gegensatz zur privaten Variante gibt es bei WhatsApp Business auch Tools zum Automatisieren, Sortieren und standardisierten Beantworten von Nachrichten (Bild).
Brauche ich für WhatsApp Business ein Firmenhandy?
Die Business-Variante und die private WhatsApp-Installation lassen sich prinzipiell auf einem Gerät parallel nutzen. Für WhatsApp Business benötigst du also nicht zwangsläufig eine eigenes mobiles Endgerät oder ein dediziertes Firmenhandy.
Aber: Whatsapp Business benötigt eine eigene Rufnummer. Ist mit einer Rufnummer bereits ein privater Whatsapp-Account verknüpft, lässt sich kein zusätzlicher Business-Account für dieselbe Nummer anlegen.
Verifizierung über Festnetz-Nummer möglich
Es gibt aber einen praktischen Ausweg: WhatsApp Business lässt sich auch mit einer Festnetznummer verwenden, die Verifizierung des Accounts erfolgt über einen Anruf über die Nummer. Um zwei Installationen zu nutzen, benötigt man also entsprechend entweder zwei Handy-Telefonnummern und infolgedessen zwei SIM-Karten oder eine SIM-Karte und eine verknüpfte Festnetznummer.
WhatsApp Business und Datenschutz (DSGVO)
Unternehmer*innen könnten auf den Gedanken kommen, einfach die private Rufnummer für den WhatsApp-Business-Account zu nutzen. Das ist möglich – allerdings aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mehr als heikel, denn WhatsApp übermittelt die Kontaktdaten auch an Server in den USA.
Für die geschäftliche Kommunikation muss hierzu eine Einwilligung vorliegen. Diese solltest du dir bei der unternehmerischen Kommunikation mit WhatsApp Business unbedingt als Opt-in mit Hinweis auf die Datenschutzbestimmungen einholen.
Lies hierzu auch: WhatsApp und DSGVO – wo ist das Problem?
Geschäftliche und private Rufnummer sauber trennen
Möchte man auf Probleme im Rahmen der DSGVO lieber verzichten, muss man zusätzlich zum Opt-in die Rufnummern und die damit verbundenen Kontakte minutiös voneinander trennen. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten.
1. Firmenhandys
Du nutzt WhatsApp Business nur auf einem dedizierten Firmenhandy, auf dem auch nur geschäftliche Kontakte verwaltet werden.
2. Festnetznummer
Du nutzt WhatsApp Business in Verbindung mit einer Festnetznummer.
3. Dual-SIM-Smartphones
Du nutzt ein Dual-SIM-Gerät. Nutzer*innen sollten sich dabei aber bewusst sein, dass dieses Vorgehen im Rahmen der DSGVO datenschutzrechtliche Fragen aufwirft. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, Messenger-Apps zu verwenden, die von vornherein DSGVO-konform sind, wie zum Beispiel das ebenfalls kostenlose Threema Work.
Datentrennung per Mobile Device Management (MDM)
Datenschutzrechtlich sauber ist die Nutzung nur, wenn sich auf dem Gerät ein abgetrennter verschlüsselter Workspace befindet.
Ein solcher Workspace wird beispielsweise bei der Verwendung einer Mobile-Device-Management-Software (MDM) eingerichtet. Ist dies der Fall, lassen sich zwei sauber voneinander getrennte Instanzen installieren.
Das herkömmliche WhatsApp wird normalerweise im privaten Bereich genutzt, WhatsApp Business dann entsprechend im geschäftlichen Bereich. Eine datenschutzrechtlich kritische Vermischung der jeweils verwalteten Kontakte ist damit nicht mehr möglich.
Tipps von Everphone
Um als Unternehmer*in WhatsApp Business sauber zu verwenden, empfehlen wir:
- Nutze ein Dual-SIM-Gerät, wenn du zwei Mobilfunknummern verwenden willst.
- Benötigst du mehrere Firmenhandys, kannst du dieses bei uns kostengünstig mieten. (Unser Service richtet sich allerdings weniger an Kleinunternehmen, als an Organisationen ab etwa 250 Mitarbeiter*innen.)
- Andernfalls nutzt du eine Festnetznummer für WhatsApp Business.
- Nutze entweder ein dediziertes Firmengerät oder ein Smartphone mit MDM-Software.
- Installiere im privaten Bereich des MDM deine private WhatsApp-Instanz.
- Installiere im geschäftlichen Bereich WhatsApp Business.
- Verwenden nicht deine private Rufnummer für WhatsApp Business.
WhatsApp Business: Weblinks
