Firmenhandys, die von den Angestellten auch privat genutzt werden dürfen, sind ein attraktiver Anreiz. Schließlich wird nicht nur bei der Anschaffung eines neuen Mobilgeräts gespart, sondern auch bei den laufenden Kosten. Wie sieht es aber beim Diensthandy mit der Steuer aus? Wir gehen ins Detail.
Sind Diensthandys ein geldwerter Vorteil oder steuerfrei?
Wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin vom Arbeitgeber ein Telekommunikationsgerät zur Verfügung gestellt bekommt, wird das Diensthandy nicht als geldwerter Vorteil angesehen.
Geldwerter Vorteil – was ist das nochmal?
Unter einem geldwerten Vorteil sind (Sach-)Leistungen zu verstehen, die dem oder der Beschäftigten zusätzlich zum normalen Gehalt angeboten werden. Dies kann beispielsweise ein Firmenwagen sein oder das kostenfreie Essen in der Kantine. Durch diese Vergünstigungen kommt es auf Seiten des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zu finanziellen Einsparungen. Als Konsequenz müssen diese versteuert werden, wie es in § 8 des Einkommensteuergesetzes festgehalten ist.
Da Diensthandys nicht als geldwerter Vorteil bezeichnet werden, müssen diese auch nicht versteuert werden. Dies gilt im Übrigen auch, wenn die Diensthandys nicht ausschließlich geschäftlich, sondern auch für die private Nutzung gebraucht werden.
Privatnutzung von Firmengeräten aus steuerlicher Sicht
Eine getrennte Abrechnung ist nicht erforderlich, wenn das Firmenhandy für die Privatnutzung gebraucht wird. Relevant ist dabei allerdings, dass das Gerät dem Arbeitgeber gehört, denn dann fallen für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin keine zusätzlichen Steuern an.
Smartphones von der Steuer absetzen
Wenn das Smartphone nicht vom Arbeitnehmer gestellt wird, sondern der oder die Angestellte das eigene Gerät für dienstliche Zwecke nutzt (BYOD = Bring your own Device), kann dies in der Regel von der Steuer abgesetzt werden. Neben Selbstständigen und Freiberufler*innen können auch Angestellte Kosten für das Diensthandy von der Steuer absetzen. Hierbei stellt sich der Gesetzgeber allerdings die Frage, zu welchem Anteil das private Gerät für die Arbeit genutzt wird. Für die private Nutzung werden keine steuerlichen Erleichterungen anfallen.
Nutzungs-Tagebuch bei beruflich genutzten Privatgeräten
Als Nachweise für die Dauer der geschäftlichen Nutzung ist die Führung eines Handy-Tagebuchs üblich. Dort kann beispielsweise festgehalten werden, wann mit dem privaten Handy dienstlich telefoniert wurde.
Eine weitere Rolle dabei, ob Angestellte das private Diensthandy von der Steuer absetzen können, spielt außerdem die Berufsart. Bei folgenden Berufsgruppen ist es beispielsweise einfacher, das Finanzamt zu überzeugen, dass es notwendig ist, ein Smartphone für die Arbeit zu nutzen:
- Mitarbeiter im Außendienst
- Versicherungs-/ Immobilienmakler
- Journalisten
- Sozialarbeiter
- Projektmanager
Bei diesen und mehr Berufsgruppen besteht die Chance, dass Angestellte bis zu 50 Prozent der Kosten für das private Diensthandy von der Steuer absetzen können. Dies gelingt, indem man der Steuererklärung eine Beschreibung beifügt (und ggf. ein Handy-Tagebuch), in der man den dienstlichen Gebrauch des mobilen Geräts verdeutlicht.
Eine weitere Voraussetzung für die erfolgreiche steuerliche Absetzung ist, dass das private Gerät mindestens zu zehn Prozent für dienstliche Zwecke genutzt werden muss. Wenn das private Gerät fast ausschließlich (über 90 Prozent) für geschäftliche Zwecke genutzt wird, können die Ausgaben sogar vollständig von der Steuer abgesetzt werden.
Für die Geltendmachung ist es außerdem wesentlich, dass die Steuerabsetzung für das private Gerät nur beansprucht werden kann, wenn keine alternative Option verfügbar ist. Das bedeutet, dass Mitarbeiter*innen nicht von einer steuerlichen Erleichterung profitieren können, wenn ihnen ein Diensthandy vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.
Diensthandys: Private Nutzung und Steueraspekte
Bei Diensthandys, die auch privat genutzt werden können, handelt es sich um attraktive Mitarbeiter-Angebote. Die sogenannten COPE-Geräte (Corporate Owned, Personally Enabled) genießen beim Personal große Beliebtheit.
Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Angestellte nicht länger zwei Smartphones bei sich tragen müssen, sondern nur ein einziges. Da der Vertrag mit dem Telekommunikationsunternehmen vom Arbeitgeber übernommen wird, kommt es außerdem durch das Firmenhandy zu einer Kostensenkung. Als letzter positiver Aspekt sei noch genannt, dass die Diensthandys nicht als geldwerter Vorteil eingestuft werden und somit keine Steuern abgetreten werden müssen.
Steuerfreie Zuzahlungen für den Gebrauch des Smartphones
Neben dem eigentlichen Gerät gibt es auch einen Freibetrag von bis zu 50 Euro als Zuschuss, der nicht versteuert wird. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin monatlich einen Pauschalbetrag für die Internetnutzung zahlt. Bis zu einem Zuschuss von 50 Euro bleibt der Betrag für die Belegschaft steuerfrei. Anders sieht das allerdings für den Arbeitgeber aus, der die Summe sehr wohl versteuern muss.
Sonderfall: „Mitarbeiter-PC-Programm“
Einen Sonderfall stellen Geräte dar, die im Rahmen eines sogenannten Mitarbeiter-PC-Programms (MPP) bereitgestellt werden. Diese sind als Mitarbeitervorteil ausschließlich für die private Nutzung gedacht. Angestellte können auf diese Weise zum Beispiel ihre Angehörigen mit einem Smartphone oder Tablet ausstatten – nicht schlecht in Zeiten erhöhten Home-Schoolings und wegen Corona verringerter Sozialkontakte. Auch diese Geräte sind ausdrücklich steuerfrei. Grundlage hierfür ist das Einkommensteuergesetz (EStG), im Einzelnen der Paragraph 3 Nummer 45.
In § 3 Nr. 45 EStG ist festgehalten, dass geschäftliche Telekommunikationsgeräte, darunter Smartphones, Laptops, Telefone etc., privat genutzt werden können, ohne dass dies besteuert wird. Dabei ist irrelevant, ob das Gerät auf dem Arbeitsplatz oder zu Hause gebraucht wird. Der Dreh- und Angelpunkt für die Steuerfreiheit ist, dass das Gerät nicht Eigentum der oder des Angestellten, sondern des Unternehmens ist bzw. von diesem gemietet oder geleast wird.
