Wie kann man beim Firmenhandy die Kosten senken?

von Redaktion, am 11.3.2022

Neben der traditionellen Anschaffung und Erneuerung des Geräteparks wird auch die Langzeitmiete von Mobiltelefonen und IT-Geräten immer beliebter, um bei mittleren und kleineren Unternehmen bei Firmenhandys Kosten zu senken. Mittlerweile bieten Firmen wie everphone einen solchen Service an und das Interesse am betrieblichen Mieten von Mobiltelefonen wächst rasant.Firmenhandy Kosten senken

Kosten senken durch Firmenhandy-Langzeitmiete

Die Langzeitmiete von Handys bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Der zu zahlende Betrag ist immer niedriger als der ursprüngliche Anschaffungspreis. Es sind keine Anfangsinvestitionen erforderlich und die Kosten werden von den Investitionsausgaben zu den Betriebskosten verlagert  Capex to Opex). Dadurch können Sie die Mietzahlungen für ein Firmenhandy steuerlich absetzen. Weiterhin wird die Finanzplanung vereinfacht und der Verwaltungsaufwand reduziert. 

Der Betrag, den Sie zu Beginn für alle Telefone auf einmal zahlen würden, wird auf einen bestimmten Zeitraum (in der Regel der Nutzungszeitraum) reduziert. Sie können das eingesparte Kapital stattdessen in die Produktion oder in neue Angestellte investieren und Ihr Business weiterentwickeln. Nach der vereinbarten Mietzeit werden die Smartphones einfach zurückgegeben. Falls Sie den Vertrag verlängern, sind Updates auf aktuelle Handy-Modelle möglich.

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Der Kunde kann aus allen Handys und Tablets wählen, die von der Mietfirma angeboten werden. In der Regel werden Mietverträge für einen Zeitraum von 24 bis 36 Monaten abgeschlossen: d. h. Sie verteilen Ihre Anfangsinvestition über diesen Zeitraum und der Cashflow Ihres Unternehmens wird nicht gefährdet, was erheblich dazu beiträgt um bei Firmenhandys die Kosten zu senken. Nach Ablauf der Leasingdauer kann der Kunde das Gerät entweder zurückgeben oder zum Restpreis kaufen.

Kosten bei der Firmenhandy-Versicherung senken

Ebenfalls enthalten Mietverträge in der Regel Vollversicherungsoptionen, d. h. bei Verlust, Reparatur usw. entstehen Ihnen keine weiteren Kosten. Im Schadensfall bieten sie Ihnen außerdem oft ein Ersatzgerät an, solange wie sich das Gerät in Reparatur befindet und der Schaden behoben ist.

Kosten beim Device-Lifecycle-Management senken

Weiterhin entfallen alle Kosten für Lagerung, Datenlöschung, Versicherung, Reklamation und der Entsorgung. All dies trägt ebenfalls dazu bei, um bei einem Firmenhandy Kosten zu senken. 

All diese Vorteile treffen auch bei einem Firmenhandy zur Privatnutzung zu. An dieser Stelle möchten wir anbringen, dass der Service von everphone unter anderem die Integration einer MDM-Software (Mobile-Device-Management-Software). Auf diese Weise können geschäftliche sowie private Daten innerhalb eines Gerätes unkompliziert getrennt werden. Dies funktioniert, indem auf dem mobilen Device ein separater und gesicherter Arbeitsbereich eingerichtet wird, der extern gesteuert werden kann. 

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Wie VoIP beim Firmenhandy die Mobilfunkkosten senken kann

Wie Sie bestimmt wissen, ist mobiles VoIP eine Technologie, mit der man von einem Mobiltelefon aus über eine drahtlose Internetverbindung (meist über ein Wi-Fi-Netzwerk) telefonieren kann. Was eine einfache Möglichkeit ist, die Telefonkosten zu senken. Allerdings gibt es immer noch relativ offensichtliche Einschränkungen bei der Einführung von VoIP-Telefonie im Unternehmensumfeld, obwohl es sich in den letzten Jahren erheblich verbessert hat..

An dieser Stelle möchten wir die Gründe nennen, warum die Implementierung von VoIP-Telefonaten in Ihre Unternehmensinfrastruktur mittlerweile ein kluger Schritt ist. Mit mobilen VoIP können Unternehmen bei Firmenhandy die Kosten senken, ohne große Abstriche bei der Qualität oder Effizienz zu machen.

Günstige Auslandsgespräche

Auslandsgespräche sind zweifellos ein großes schwarzes Loch bei den Telefonkosten. Mobilfunk-Anrufe ins Ausland führen oft zu unglaublichen Beträgen auf den monatlichen Telefonrechnungen. Außerdem ist es in der Praxis sehr schwierig, im Voraus abzuschätzen, wie viel jeder Anruf kosten wird. Auslandsgespräche sind daher ein regelmäßiger Grund für die Einführung von VoIP-Technologien im Unternehmensumfeld.

Bei Anrufen über das Internet können zwei Nutzer kostenlos miteinander sprechen (wenn sie über das gleiche Netz telefonieren), egal wo sich die beteiligten Parteien gerade auf der Welt befinden. Für einen minimalen Betrag können VoIP-Nutzer auch Verbindungen zu Nutzern normaler Festnetz- oder Mobilfunk Nummern herstellen.

Während es früher nur über Festnetzanschlüsse möglich war, über das Internet zu telefonieren, die den Telefonisten ständig an das Büro banden, ist es heute möglich, von einem Mobiltelefon aus über das Internet zu telefonieren. Der Anrufer ist dabei durch nichts eingeschränkt.

Kostenlose innerbetriebliche Telefonate

Ein weiterer Bereich, in dem ein großes Interesse besteht um bei Firmenhandy die Kosten zu senken, ist bei innerbetrieblichen Anrufe. Viele Unternehmen haben bereits Verträge mit Mobilfunkbetreibern, die kostenlose Anrufe zwischen einzelnen Angestellten innerhalb des Unternehmens ermöglichen, aber viele dieser Verträge erfordern einen hohen Pauschalbetrag.

Durch den Einsatz mobiler VoIP-Technologie (und natürlich auch fester VoIP-Anschlüsse) erhält das Unternehmen die Möglichkeit, unternehmensinterne Gespräche völlig kostenlos zu führen. Dies ist vordergründig deshalb möglich, weil dem VoIP-Anbieter bei Gesprächen innerhalb des eigenen Netzes keine Kosten entstehen. Daher können VoIP-Anbieter diese Anrufe kostenlos anbieten, was auch eine große Einsparung in Bezug auf die Firmenhandy-Tarife ist.

Bewertung von Firmeneinkäufen

Unternehmen, die mobile Angestellte beschäftigen, achten oft auf deren Flexibilität und Mobilität. Sie stellen ihnen leistungsstarke Smartphones mit drahtloser Internetverbindung und Datenverbindung zur Verfügung. Mit denen können die Angestellten auch Online-Tools wie E-Mail, Web oder verschiedene andere Anwendungen nutzen und darauf zugreifen.

Wenn diese oftmals nicht billigen technischen Hilfsmittel angeschafft werden, ist es logisch, dass man versucht, alle ihre Funktionen so zu nutzen, dass sie für die finanzielle Bilanz des Unternehmens möglichst vorteilhaft sind. Der Einsatz von Internet-Telefonie ist eine Möglichkeit, teure Smartphones zu nutzen, um die Gesamtkosten und natürlich auch bei allen  Firmenhandys die Kosten zu senken.

Höherer Komfort für die Angestellten

Viele Unternehmen haben bereits VoIP-Anrufe über das Festnetz in ihre Strukturen integriert, um ihre Festnetzkosten zu senken. Viele Angestellte nutzen jedoch mehr Handys als Festnetztelefone – selbst, wenn sie im Büro sitzen und auch wenn sie für das benutzte Firmenhandy selbst zahlen müssen. 

Das ist eine reine Frage der Bequemlichkeit, denn das eigene Mobiltelefon enthält in der Regel  immer eine aktuelle Liste von Kontakten. Ebenfalls ist es einfach mitzunehmen, wenn man telefoniert, und die Nummer auf dem Mobiltelefon ist diejenige, die die Kontakte des Angestellten am häufigsten kennen und benutzen.

Mit der richtigen mobilen VoIP-Lösung, die spezielle Funktionen wie ein Telefonbuch oder eine Voicemail enthält, können die Angestellten jedoch problemlos zu VoIP-Telefonaten wechseln – das ist effizienter und vor allem kostengünstiger. In dieser Frage sollten Sie entsprechende Mitarbeiter-Angebote machen und auf die Kosteneinsparungen durch Firmen wie everphone hinweisen. 

Vergleich von Mobiltelefonen mit der Unternehmensstrategie

Durch die Einführung der mobilen VoIP-Technologie haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Telekommunikationskosten bei einem einzigen Anbieter zu zentralisieren. Es besteht keine Notwendigkeit, die Telefonkosten zwischen dem Festnetz- und dem Mobilfunkbetreiber aufzuteilen.

Der VoIP-Betreiber kann eine umfassende Kommunikationslösung für jedes Unternehmen anbieten. VoIP verschafft dem Unternehmen einen besseren Überblick über alle Telefonkosten und hilft bei der Analyse, Verwaltung und Rationalisierung unternehmensinterner Anrufe. Die Angestellten werden mobil, flexibel und effizient sein.

Besteuerung von Firmenhandys

Um die wirtschaftliche Zweckmäßigkeit des Kaufs oder der Anmietung von Firmenhandys zu bewerten, ist es gut zu wissen, dass der Prozentsatz für den Abzug von Telefonkosten für das Unternehmen 100 % ist. Das heißt, die Diensthandy-Steuer wird voll zurückerstattet.

Was die Modalitäten des Kaufs und des Besitzes des Firmenhandys betrifft, so ist es zunächst einmal gut zu wissen, dass der Gesetzgeber keine Zwänge, Beschränkungen oder verschiedene Arten von Abzügen hinsichtlich der verschiedenen Modalitäten der Nutzung des Firmenhandys festgelegt hat.

Einerseits fallen die Kosten für die Nutzung des Firmenhandys an, andererseits die Kosten für den Datenverkehr und damit für die Nutzung von Anrufen (national und international) und der Internetverbindung.

Geschäftlich genutzte Mobiltelefone: Kauf, Leasing, Leihgabe zur Nutzung.

Folgende Vertragsarten können steuerlich in Ihrem Unternehmen abgesetzt werden: Kauf, Finanzierungsleasing oder Mieten wie bei everyphone, sowie ein unentgeltliches oder entgeltliches Nutzungsdarlehen. Bei der Steuerersparnis, die sich aus diesen verschiedenen Arten ergeben, gibt es keinen Unterschied. 

Es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich des Betrags oder des zulässigen jährlichen Höchstwerts, die man sowohl bei dem einen als auch bei dem anderen Vertrag anwenden kann. Lediglich die buchhalterische Gruppierung ändert sich, wenn die Kostenbestandteile in der  Gewinn- und Verlustrechnungsbilanz fallen. Im Falle des Kaufs sind die Kosten aufgrund der Abschreibungsquoten für Firmenhandys absetzbar.

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Im Falle eines Leasings, Mieten oder bei einem Darlehen sind die Kosten dafür aufgrund der monatlichen, zwei monatlichen oder jährlichen Zahlungen des Unternehmens abzugsfähig was auch bei den Firmenhandy die Kosten senkt. Auch bei den damit verbundenen Kosten gibt es keine Unterscheidung auf der Ebene der Steuervorauszahlung, da die Kosten immer auf der Grundlage der wirtschaftlichen Zuständigkeit abzugsfähig sind. 

Geschäftskosten für Telefon und Internet senken

Als Unternehmer liegt es immer in Ihrem Interesse, das beste Angebot mit den niedrigsten Tarifen auf dem aktuellen Markt zu finden, was eine echte Senkung der Geschäftskosten ermöglicht, und so eine effektive Einsparung bei den Telefonkosten zu erreichen.

Senkung der Internetkosten und Auslandsgespräche

Zusätzlich zur Festnetz- und Mobiltelefonie sollten Sie auch Maßnahmen ergreifen, um die Kosten in Ihrem Unternehmen in Bezug auf das Internet und häufige Auslandsgespräche zu senken. Wie schon oben in diesem Artikel beschrieben ist VoIP eine Möglichkeit, um Kosten sowohl für das Roaming als auch für Auslandsgespräche einzusparen.

Aber beides ist gleich wichtig und wie schon erwähnt, insbesondere Auslandsgespräche, Roaming und Datenroaming können einen großen Einfluss auf die Unternehmenskosten und die jährlichen Telefonausgaben haben. Also suchen Sie immer nach dem günstigsten Telefonanbieter.

Dies trifft natürlich auch auf Internetanbieter zu, denn es kann einen großen Unterschied für Ihr Unternehmen machen, entweder einen 5G Anschluss oder zumindest eine schnelle Glasfaser-Internetverbindung zu haben.

Auf diese Weise können die Angestellten in einem Unternehmen oder Geschäft viel schneller arbeiten und sind dementsprechend auch produktiver. Schnelles und produktives Arbeiten ist heutzutage ein wichtiger Punkt in einer Unternehmensstrategie und kann einen großen Unterschied machen, ob Sie ein dynamisches und erfolgreiches Unternehmen haben oder nicht.

Hier noch einmal eine Zusammenfassung um bei Firmenhandys Kosten zu senken

Mieten Sie Ihre Firmenhandys und nutzen Sie die Vorteile wie:

  • Sie zahlen nur eine monatliche Mietrechnung
  • Handys werden nach einer bestimmten Zeit durch neue Geräte ersetzt
  • Entschädigung bei Verlust oder Diebstahl
  • Sie erhalten innerhalb von 3 Tagen ein Ersatzgerät
  • Große Flexibilität bei der Abholung und Rückgabe der Geräte
  • Sie können die Miete über die Betriebskosten abrechnen
  • Sie zahlen insgesamt weniger, als wenn Sie ein neues Gerät kaufen würden
  • Ein gemietetes Firmenhandy ist steuerlich absetzbar

Benutzen Sie VoIP.

  • Günstige Auslandsgespräche
  • Höherer Komfort für die Mitarbeiter
  • Kostenlose interne Telefonate

Nutzen Sie alle steuerlichen Vorteile.

Suchen Sie nach dem günstigsten mobilen Anbieter.

Nutzen Sie 5G oder schnelle Glasfaser Anschlüsse für Ihr Firmeninternet.

Wie Sie sehen können, gibt es etliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bei Firmenhandys, die sich in jedem Fall über einen gewissen Zeitraum auszahlen. Speziell das Mieten und die Nutzung von VoIP kann Ihrem Unternehmen erhebliche Kosten sparen.

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